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Mensuel : Edition de juillet 2010
Rubrique : Informatique/IT
Titre : Les systèmes de vidéo conférence et le travail collaboratif
Article : Crise économique, nuage islandais, H1N1…Actuellement, pour profiter des meilleures opportunités économiques qui sont offertes et garder une image de société responsable, les entreprises doivent prendre des décisions audacieuses sur leur façon de travailler. Deux solutions qui permettent à la fois de réduire les frais généraux, de diminuer l’emprunte carbone et d’améliorer la productivité des employés sont l’utilisation des sytèmes de vidéo conférence (y compris téléprésence) et le travail collaboratif. L’objectif est toujours le même: améliorer la flexibilité opérationnelle et simplifier les communications entre les personnes et les organisations. Les outils de travail collaboratif et de video conférence peuvent en effet aider les entreprises à réduire leur coût et à mieux se positionner pour la reprise en transformant la manière dont elles communiquent et collaborent tout en maximisant leur infrastructure de communication existante.

L’union fait la force. Pour nous renforcer, nous devons nous réunir. Pour être plus performante, l’entreprise doit sans cesse renforcer la communication entre ses collaborateurs, avec ses partenaires, mais aussi avec ses clients. Puisque, si l’on en croit le philosophe chinois Confucius, une image vaut mille mots, le moyen le plus efficace est d’utiliser des outils audiovisuels tels que la visioconférence, les solutions de conférence Web ou la téléprésence. Les outils plus classiques tels que la messagerie et le partage d’agenda ne suffisent plus pour offrir une collaboration productive. Pire, ils peuvent parfois même se révéler contre-productifs, notamment quand il s’agit de retrouver une information.

Quant aux logiciels de présence et de messagerie instantanée, ils s’implantent encore difficilement dans les entreprises luxembourgeoises, malgré leur succès grand public. Parmi les outils innovants qui dessinent l’entreprise 2.0, on voit apparaître les réseaux sociaux d’entreprise, les wikis et les blogs. Grâce à eux et aux mentalités qui évoluent, on obtient un partage plus efficace des idées, une recherche d’experts facilitée, la mise sur le marché accélérée des produits…

La visioconférence: Les réunions restent, en entreprise comme dans les collectivités et administrations, une nécessité. Elles permettent à la fois d’organiser, de décider d’une stratégie, de diffuser une information, de débattre sur un dossier, de récolter des avis, de faire un bilan ou simplement d’entretenir une relation.

Bien que, depuis l’origine de l’homme, le meilleur moyen de communiquer ait été la rencontre physique, les téléréunions apportent aujourd’hui une alternative intéressante. Il est en effet évident que se voir, s’entendre, se parler, se sentir et se toucher constituent les vecteurs de compréhension mutuelle mais aussi que les 3 éléments qui se conjuguent le mieux pour percevoir, à chaque instant, le message que porte son interlocuteur sont la vue, l’ouïe et la parole. A l’heure de la réduction de la pollution et des économies d’énergie, la visioconférence répond parfaitement à ce besoin de collaborer sans pour autant perdre l’enthousiasme de la relation directe. Les technologies et modes de transmissions ont évolué apportant une qualité tant pour l’image que pour la parole. Les coûts ayant dernièrement diminués, le Gartner conseille aux entreprises de commencer à se doter de systèmes de vidéoconférence haute définition. Ce moyen est donc à la portée de toutes les structures, tant pour sa simplicité d’utilisation, sa facilité de mise en œuvre que ses conditions d’acquisition. Les principaux acteurs sont Tandberg (repris récemment par Cisco) et Polycom qui se partagent à eux seuls plus de 80% du marché.

Les solutions de conférence Web: Apparues il y a une quinzaine d'années, les solutions de conférence Web ont atteint aujourd'hui leur plein niveau de maturité. Il faut dire que le marché s'est entre temps consolidé à grands coups de rachats (Cisco/WebEx, Citrix/Expertcity, AT&T/Interwise ou encore Intercall/Genesys Conferencing...).

Par définition, la conférence Web est une application internet qui offre la possibilité d'organiser des conférences, des réunions de travail ou des formations virtuelles avec des personnes distantes. Entre les participants à ce type de conférence, différents canaux de communication peuvent être établis: une liaison audio (Voix sur IP, pont téléphonique…), une liaison data (présentation de données ou partage d’applications) et une liaison vidéo (depuis la visioconférence depuis son PC jusqu’à la téléprésence).

Pour démarrer une conférence, chaque participant est invité à se connecter via un "lien" qui lui est transmis par l'organisateur. Il peut entendre ce que dit le conférencier, lui répondre (suivant autorisation), intervenir (suivant autorisation) sur la présentation en cours en changeant, par exemple, de page, en dessinant sur l'écran, en modifiant un document ou en agissant directement sur l'application affichée tel un tableur, une base de donnée, ou une émulation d'un logiciel. Les solutions de conférence Web intégrant la Voix sur IP et le protocole SIP (Session Internet Protocol) permettent d'initier et gérer des communications audio/video multipoints avec tous types d'utilisateurs distants. En s'offrant WebEx, Cisco a mis la main sur l’acteur majeur de la conférence Web. Les solutions qu'il propose sont complémentaires: mode SaaS pour WebEx et mode internalisé (on-premise) pour Meeting Place. WebEx et Meeting Place bénéficient d'une très forte implantation dans le monde et d'une solide base clients. Dans le monde, plus d'1 milliard de minutes de conférences Web sont consommées par mois par plusieurs dizaines de milliers de clients.

La téléprésence: Après la visioconférence et les conférences Web, les communications visuelles et sonores à distance entre personnes ont franchi une nouvelle étape, sans doute cruciale, avec l'avènement de la téléprésence. Porté à bouts de bras par l'équipementier réseaux et télécoms Cisco depuis 2006, ce nouveau mode de télécommunication et de collaboration enflamme en effet les entreprises, de plus en plus nombreuses à se laisser tenter.

Sur le papier, la mise en place de la téléprésence apparaît assez simple: disposer d'une salle de réunion dédiée, prête à accueillir un ou plusieurs écrans LCD de grande taille (jusqu'à près de 5 mètres tout de même), un système de caméras et de micros, le tout relié par réseau IP. En pratique, il est essentiel de bien étudier les choix techniques en effectuant deux évaluations préalables à toute installation. La première est utilisée pour valider le choix de la salle (luminosité, qualité sonore, dimensions, choix des peintures, revêtement de sols, rideaux…) et la seconde permet de s’assurer que le dimensionnement du réseau est correct. Pour s'équiper en téléprésence, l'entreprise a plusieurs options: elle peut la mettre en place sur son propre réseau interne en faisant appel à une solution du marché (Cisco, HP, Polycom, Tandberg...) ou faire appel à un opérateur de services (Dimension Data) qui lui fournit la solution de téléprésence sous forme d’une offre de service managée. Cette dernière solution peut être totalement indépendante de l’infrastructure réseau WAN de façon à ce qu'elle n'ait aucun impact sur les performances des applications métiers. Le choix de se tourner vers telle ou telle offre dépendant non seulement de l'investissement que l'entreprise est prête à consentir, mais également du niveau de service complémentaire dont elle souhaite bénéficier (conciergerie pour la réservation des salles, la mise en relation directe, voire la mise en relation et le service après-vente 24h/24 et 7j/7).

Par rapport à la visioconférence, les systèmes de téléprésence présentent des atouts non négligeables. Au premier rang desquels la qualité d'immersion dans la relation distante, rendue possible par trois facteurs. Tout d'abord le respect des proportions d'image, tant de la salle, des objets et surtout des personnes. Ces dernières apparaissant en format "grandeur nature", autrement dit selon un ratio 1:1. Du son également, avec des taux d'échantillonnage atteignant les 22 Khz, soit l'équivalent de la qualité CD. Et enfin, le confort d'utilisation, avec la possibilité de partage multi-écran pour permettre à des participants situés dans des sites géographiquement distincts de participer à la même session de travail. Aujourd’hui, c’est d’actualité, il s’agit de réduire les frais généraux au sein des entreprises, de garder ses collaborateurs performants en améliorant l’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée, en diminuant la fatigue, les risques, les pertes de temps et l’énergie dépensée due aux déplacements inutiles. Alors, n’attendez pas, contactez Dimension Data pour vous aider à mettre en place votre stratégie.

Le département informatique doit être considéré comme un actif stratégique grâce auquel la vision du métier peut être implémentée et non pas comme un centre de coûts. Dans cette optique, certaines sociétés d’intégration et de consultance comme Dimension Data proposent d’aider leurs clients à définir une stratégie commune entre les départements "métier" et "support" afin d’aboutir au choix de la solution technologique adéquate. Selon le cabinet d'analystes Forrester Research, la mise en place d'outils de collaboration arrive ainsi en première place des préoccupations des entreprises, devançant l'optimisation de la chaîne logistique et la mise en œuvre d'outils de gestion de la performance. Dans ce siècle de l’image, tout le monde doit participer car nous ne sommes pas autre chose que l’image que nous donnons de nous-même.

Tanguy de Brouwer, NI&CC Solutions Manager,
Dimension Data Financial Services
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